オンライン会議はどうやればよいですか？
インターネットに繋がっているPCやスマホがあれば簡単にできますよ！
システム導入からサービス利用へ
皆さんは最近世間でよく聞く「オンライン会議」を活用されていますでしょうか。ハードルが高いものだと思っていませんか？
一昔前まで、離れた拠点間などでオンラインの会議を行おうとすると、事前に専用の機器を導入したり、専用のシステムを構築したりする必要があり、手間と費用が掛かるものでした。こういった形式でのオンライン会議システムは「オンプレミス型」と呼ばれ、セキュリティレベルが高い一方、自宅などからの会議参加が難しく最近増えてきている在宅勤務やテレワークなどとは相性が良くないものでした。
しかし、ここ最近では、インターネットに繋がっているPCやスマホ等があれば誰でも簡単に参加できるZoomなどの「クラウド型」と呼ばれるオンライン会議のサービス利用が一般的になってきました。専用のシステムなどの導入が不要なことの他、初期導入コストが抑えられるのも大きな特徴です。
オンライン会議？ TV電話？ チャットツール？
お互いの顔を見ながら会話をしようとすると「Zoomなどのオンライン会議専用ツール」「FacetimeなどのTV電話ツール」「LINE、Teamsのようなチャットツール」のどれを使っても実現できます。この3種類のツールはそれぞれ得意分野は違いますが、利用する目的によっては明確な差がなくなってきました。最近ではさらにLINEに画面共有機能が追加されたりするなど、今までプライベートで使っていたツールがビジネスでも使える可能性が出てきました。
ではビジネスの場で使う「オンライン会議ツール」には、などのような機能が求められるのでしょうか。普段対面で行っている会議には、あまり意識をしませんが以下のような要素があリます。
これを「オンライン会議」に置き換えると、以下のようになります。
TV電話やチャットツールでは、この要素の中で「会議用のURLを事前発行」することが難しいものがあリます。またApple社のFacetimeはiPhone・iPad・MacBookなどのApple社製品を持っていないと参加が出来ないので、参加者が限られてしまう可能性があリます。その他、利用するツールによっては参加人数や会議時間の制限がありますので、目的に合わせてツールを選ぶと良いでしょう。
オンライン会議のツールについて
様々なツールが有りますので、幾つか取り上げ比較表を作成してみます。ツール選択時に参考にしてみて下さい。なお、ツール自体も日々バージョンアップを繰り返しているので、現時点での情報としてご理解いただき、詳細はそれぞれのツールのHPにてご確認下さい。
| Zoom | teams | Meet | Messenger | LINE | slack | Facetime | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 同時接続人数 | 100人 | 250人 | 無償100人 有償250人 | 50人 | 200人 | 15人 ※PCのみ | 32人 |
| 時間制限 | 無償 2人無制限 3人～40分 有償 なし | 無制限 | 無償60分 ※2020/9/30まで 制限なし | 無制限 | 無制限 | 無制限 | 無制限 |
| 有償プラン | あり | あり | あり | なし | なし | あり | なし |
| アカウント登録 | ◯ ホストは必要 | △ 必要 | ◯ ホストは必要 | △ 必要 | △ 必要 | △ 必要 | △ 必要 |
| アプリインス トール（PC） | 不要 | 不要 | 不要 | 不要 | 必要 | 不要 | 必要 |
| アプリインス トール（スマホ） | 必要 | 必要 | 必要 | 必要 | 必要 | 必要 | 必要 |
| ビデオ通話 | ◯ | ◯ | ◯ | ◯ | ◯ | ◯ | ◯ |
| 画面共有 | ◯ | ◯ | ◯ | ◯ | ◯ | ◯ | ☓ |
| チャット機能 | ◯ | ◯ | ◯ | ◯ | ◯ | ◯ | ☓ |
| ファイル共有 | ◯ | ◯ | ◯ | ◯ | ◯ | ◯ | ☓ |
| URL事前発行 | ◯ | ◯ | ◯ | ☓ | ☓ | ☓ | ☓ |
| Windows/Macbook/ iPhone/Androidの 機器から参加が可能 | ◯ | ◯ | ◯ | ◯ | ◯ | ☓ PCのみ | ☓ Apple社 製品のみ |
簡単にオンライン会議を開催/参加する手順について
ここまで聞くとオンライン会議は難しく感じてしまうかもしれませんが、以下の手順で簡単にオンライン会議を開催することも可能です。ただし、事前準備をしていない会議は、リアルでもオンラインでも効率的ではなくお薦めはできないので、可能な場合は事前準備もしっかりして会議に臨みましょう。
※フリーディスカッションなどでは、この形式での開催でも充分かと思います。
- 会議の主催者
- オンライン会議のツールにログインします
- PCの操作または、スマホのアプリにて会議用のURLを発行します
- 会議の参加者
- 主催者から周知されたURLにブラウザからアクセスします
※専用アプリのDLが要求された場合にはDLが必要となります
- 主催者から周知されたURLにブラウザからアクセスします
オススメの会議開催手順
私がよく使っているZoomを利用して効率的にオンライン会議を開催する手順について以下説明致します。参考にしてみて下さい。
- 会議前
- チャットツールなどで参加メンバーと会議の開催日時を確定
- Zoomで会議をスケジュール予約してURLを発行
- 会議のURLをチャットツールに貼り付け
- Googleドキュメントで誰でもオンラインで見られるレジュメを作成し共有
- 会議当日
- 主催者がレジュメを画面共有
- 主催者がレジュメに沿って会議を進行
- 必要に応じて、参加者が画面共有しながら認識合わせ・議論
- 主催者ないしは参加者が、レジュメに随時議事の内容を加筆
- 会議終了と同時にレジュメが議事録となっている
- 会議後
- レジュメ兼議事録をチャットツールで関係者に共有
オンライン会議の際に有ると便利な機材について
オンライン会議に参加する際に必要な機材は、マイクとスピーカー、顔を映すのであれば、カメラが必要です。スマホやタブレットであれば標準で全て付いているもので充分です。
ただ、1台のPCで複数人が会議に参加する場合や、オフィスのような周囲の音が気になる状況で1人で参加する場合にはは少し機材があると便利に会議に参加できることができます。参考にしてみて下さい。
- 1台のPCで複数人が会議に参加する場合
- 広角の範囲が写る映る外付けカメラ
- 費用：2500円位～ Amazonのリンク
- 全指向性のスピーカーフォン
- 費用：8000円位～ Amazonのリンク
- 広角の範囲が写る映る外付けカメラ
- 周囲の音が気になる状況で1人で参加する場合
- マイク付きイヤホン
- 費用：1500円位～ Amazonのリンク
- ヘッドセット
- 費用：2000円位～ Amazonへのリンク
- マイク付きイヤホン
※Bluetooth接続ではPCやスマホとの接続が不安定になる事もあるので、音質を良くしたい場合には、有線で接続できる機器を選ぶのも有効です
